7. Đồng bộ người dùng

Chức năng Đồng bộ người dùng cho phép quản trị viên tự động cập nhật và đồng bộ hóa danh sách người dùng từ hệ thống quản lý đào tạo của trường vào hệ thống AI Agent. Điều này giúp tiết kiệm thời gian

1. Cấu hình và thực hiện đồng bộ

Hướng dẫn truy cập và cấu hình đồng bộ:

B1: Truy cập màn hình Đồng bộ người dùng:

- Từ menu điều hướng bên trái, nhấp vào mục "Đồng bộ người dùng" (được đánh dấu bằng biểu tượng hai mũi tên xoay vòng).

- Hệ thống sẽ hiển thị tab "Đồng bộ" theo mặc định.

B2: Thiết lập cấu hình đồng bộ:

- Mã khóa đào tạo: Nhập mã của khóa học cần đồng bộ.

- Mã lớp quản lý: Nhập mã của lớp quản lý cần đồng bộ.

- Mật khẩu mặc định: Thiết lập mật khẩu mặc định cho các tài khoản mới được tạo ra trong quá trình đồng bộ.

- Vai trò mặc định: Chọn vai trò mặc định sẽ được gán cho các người dùng mới từ danh sách thả xuống.

B3: Thiết lập cấu hình truy cập tài liệu:

- Tài liệu truy cập: Chọn nhóm tài liệu mà người dùng mới sẽ có quyền truy cập. Trong hình, nhóm "Sinh Viên" đã được chọn.

- Cho phép đặt câu hỏi: Đánh dấu vào ô này nếu muốn người dùng mới có quyền đặt câu hỏi cho AI.

- Cho phép trả lời câu hỏi: Đánh dấu vào ô này nếu muốn người dùng mới có quyền trả lời các câu hỏi được chuyển đến chuyên gia.

- Thêm tài liệu: Nhấp vào nút này để thêm các nhóm tài liệu truy cập khác.

B4: Thực hiện đồng bộ:

- Xem danh sách (Preview): Nhấp vào nút "Xem danh sách" để xem trước danh sách người dùng sẽ được đồng bộ dựa trên cấu hình đã thiết lập.

- Đồng bộ người dùng: Sau khi đã kiểm tra và chắc chắn với cấu hình, nhấp vào nút "Đồng bộ người dùng" để bắt đầu quá trình đồng bộ. Hệ thống sẽ tự động tạo hoặc cập nhật tài khoản người dùng dựa trên dữ liệu từ hệ thống quản lý đào tạo.

2. Xem lịch sử đồng bộ

Lịch sử đồng bộ cung cấp một bản ghi chi tiết về các lần đồng bộ đã được thực hiện. Quản trị viên có thể xem kết quả của từng lần đồng bộ, bao gồm những người dùng nào đã được thêm mới, cập nhật hoặc bỏ qua.

B1: Truy cập Lịch sử đồng bộ:

- Từ màn hình Đồng bộ người dùng, nhấp vào tab "Lịch sử đồng bộ".

- Danh sách các lần đồng bộ sẽ được hiển thị. Nhấp vào một lần cụ thể để xem chi tiết.

B2: Xem chi tiết một lần đồng bộ:

- ID: Mỗi lần đồng bộ có một ID duy nhất để nhận dạng.

- Bộ lọc: Sử dụng các bộ lọc "Trạng thái người dùng" và "Hành động đồng bộ" để thu hẹp danh sách và tìm kiếm thông tin cụ thể.

- Bảng chi tiết:

- Họ tên, Email, Lớp: Thông tin cơ bản của người dùng.

- Hành động: Hành động mà hệ thống đã thực hiện đối với người dùng này ("Thêm mới", "Cập nhật", "Bỏ qua").

- Trạng thái: Trạng thái của người dùng trong hệ thống đào tạo ("Đang học", "Bỏ học", "FORCEPROPOUT").

- Kết quả: Biểu tượng dấu tích xanh cho biết quá trình xử lý thành công.

- Thông tin thêm: Nhấp vào biểu tượng thông tin để xem chi tiết hơn về lý do hành động được thực hiện.

B3: Phân tích kết quả đồng bộ:

- Hành động "Thêm mới": Áp dụng cho những sinh viên mới được thêm vào lớp học và chưa có tài khoản trong AI Agent.

- Hành động "Bỏ qua": Áp dụng cho những người dùng đã tồn tại và không có thay đổi thông tin, hoặc những người dùng không đáp ứng tiêu chí đồng bộ (ví dụ: "Bỏ học").

- Kiểm tra kết quả: Đảm bảo tất cả các hành động đều có kết quả thành công. Nếu có lỗi, hãy kiểm tra "Thông tin thêm" để tìm hiểu nguyên nhân.