4. Quản lý tài liệu

Màn hình Quản lý tài liệu là trung tâm quản lý các tài liệu, quy định, và văn bản làm cơ sở tri thức cho hệ thống AI Agent. Tại đây, quản trị viên có thể xem, thêm mới, cập nhật và quản lý các tài liệu mà AI sẽ sử dụng để cung cấp câu trả lời cho người dùng.

• Từ menu điều hướng bên trái, nhấp vào mục "Quản lý tài liệu" (được đánh dấu bằng biểu tượng tài liệu)

• Hoặc từ Dashboard, nhấp vào liên kết "Quản lý tài liệu" ở phần đường dẫn phía trên

Hướng dẫn thêm tài liệu mới

Mở form thêm tài liệu:

- Nhấp vào nút "Thêm tài liệu" màu xanh dương ở góc trên bên trái

- Cửa sổ "Thêm Tài Liệu Mới" sẽ hiện ra

Điền thông tin tài liệu:

- Tên tài liệu: Nhập tên mô tả cho tài liệu (trường bắt buộc, đánh dấu )

- Mô tả: Nhập mô tả chi tiết về nội dung tài liệu

- Tự động tạo mô tả bằng AI: Tùy chọn cho phép AI tự động tạo mô tả sau khi tải file lên

- Người tạo: Tự động điền tên người dùng đang đăng nhập hệ thống

- Chọn nhóm tài liệu: Chọn nhóm tri thức mà tài liệu thuộc về (trường bắt buộc, đánh dấu)

Tải file tài liệu:

- Nhấp vào nút "Chọn file tài liệu"

- Chọn file từ thiết bị của bạn

- Các định dạng được hỗ trợ: PDF, DOCX, CSV, XLSX, MD (tối đa 10MB)

Thiết lập trạng thái:

- Từ dropdown "Trạng thái", chọn trạng thái cho tài liệu (mặc định là "Hoạt động")

· Hoàn tất thêm mới:

- Kiểm tra lại các thông tin đã nhập

- Nhấp vào nút "Thêm tài liệu" màu xanh dương ở dưới cùng

- Hệ thống sẽ xử lý tải lên và hiển thị thông báo xác nhận khi thành công

Tính năng tạo mô tả bằng AI

Hệ thống cung cấp tính năng độc đáo cho phép tự động tạo mô tả tài liệu bằng AI. Khi tải lên tài liệu mới hoặc cập nhật tài liệu, AI có thể đọc nội dung và tạo mô tả ngắn gọn thông qua các model AI được tích hợp sẵn trong cấu hình.

Hướng dẫn sử dụng tính năng tạo mô tả bằng AI:

1. Khi thêm tài liệu mới:

- Tại form "Thêm Tài Liệu Mới", đánh dấu vào tùy chọn "Tự động tạo mô tả bằng AI"

- Sau khi tải file lên, AI sẽ tự động phân tích nội dung và điền vào trường mô tả

2. Khi cập nhật tài liệu hiện có:

- Nhấp vào biểu tượng "Tạo mô tả" (biểu tượng magic wand được khoanh đỏ trong hình) ở cột Hành động

- Cửa sổ xác nhận "Tạo mô tả bằng AI" sẽ hiện ra với thông báo: "Tài liệu này đã có mô tả. Bạn có muốn AI tạo lại mô tả (mô tả hiện tại sẽ bị ghi đè), hay chỉ tạo nếu chưa có?"

- Chọn một trong các tùy chọn:

- "Tạo lại": Sẽ tạo mô tả mới và ghi đè lên mô tả cũ

- "Tạo nếu chưa có": Chỉ tạo mô tả nếu tài liệu chưa có mô tả

- "Hủy": Hủy bỏ thao tác

3. Xem và điều chỉnh mô tả:

- Sau khi AI tạo mô tả, bạn có thể xem và chỉnh sửa nếu cần

- Mô tả được tạo thường bao gồm tóm tắt về nội dung và mục đích của tài liệu