5. Quản lý nhóm tài liệu

Màn hình Quản lý nhóm tài liệu là nơi quản trị viên tạo lập và quản lý các nhóm tri thức (knowledge bases) - đây là các tập hợp tài liệu được phân loại theo chủ đề hoặc mục đích sử dụng. Việc phân nhóm tài liệu giúp tổ chức dữ liệu một cách có cấu trúc, cho phép AI truy xuất thông tin chính xác và phù hợp với từng ngữ cảnh.

Hướng dẫn truy cập:

1. Từ menu điều hướng bên trái, nhấp vào mục "Quản lý nhóm tài liệu" (được đánh dấu bằng biểu tượng thư mục với biểu tượng tài liệu)

2. Hoặc từ Dashboard, nhấp vào liên kết "Quản lý nhóm tài liệu" ở phần đường dẫn phía trên

Thêm nhóm tài liệu mới

B1: Truy cập form thêm nhóm:

- Nhấp vào nút "Thêm nhóm tài liệu" màu xanh dương ở góc trên bên trái

- Cửa sổ "Thêm Nhóm Tài Liệu" sẽ hiện ra

B2: Điền thông tin nhóm tài liệu:

- Tên nhóm tài liệu: Nhập tên cho nhóm tài liệu (trường bắt buộc, đánh dấu )

- Chỉ chứa chữ cái, số, dấu gạch dưới, dấu chấm và dấu gạch ngang

- Tên hợp lệ: chữ cái, số, khoảng trắng, dấu .-

- Mô tả: Nhập mô tả chi tiết về nội dung và mục đích của nhóm tài liệu

- Người tạo: Tự động điền tên người dùng đang đăng nhập

B3: Hoàn tất thêm mới:

- Kiểm tra lại các thông tin đã nhập

- Nhấp vào nút "Thêm nhóm tài liệu" để hoàn tất

- Hoặc nhấp vào "Hủy" để hủy bỏ thao tác

Cập nhật thông tin nhóm tài liệu

B1: Truy cập form cập nhật:

- Từ danh sách nhóm tài liệu, nhấp vào nút "Cập nhật" (biểu tượng bút chì) ở cột Hành động

- Cửa sổ "Cập nhật Nhóm Tài Liệu" sẽ hiện ra với các thông tin hiện tại

B2: Chỉnh sửa thông tin:

- Tên nhóm tài liệu: Chỉnh sửa tên nếu cần

- Mô tả: Cập nhật mô tả chi tiết

- Người tạo: Thông tin này được hiển thị nhưng không thể sửa đổi

B3: Lưu thay đổi:

- Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, nhấp vào nút "Cập nhật" để lưu thay đổi

- Nhấp vào "Hủy" nếu muốn hủy bỏ các thay đổi và quay lại màn hình danh sách

Tính năng tạo mô tả bằng AI

Tương tự như với tài liệu, hệ thống cũng cung cấp tính năng tự động tạo mô tả cho nhóm tài liệu bằng AI. Khi tạo hoặc cập nhật nhóm tài liệu, AI có thể phân tích các tài liệu đã được thêm vào nhóm để tạo mô tả tổng quan. Ngoài ra việc các mô tả của từng tài liệu được tạo bằng AI tự động ngay sau đó thì mô tả chung cho nhóm tài liệu chứa các tài liệu đó sẽ tự động được tạo/ cập nhật mô tả ngay sau đó quá trình này là tự động.