HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SHAREPOINT
I. GIỚI THIỆU
1. Đăng nhập vào hệ thống SharePoint Trường
Bước 1: Link truy cập :
https://intranet.cmcu.edu.vn/ hoặc https://cmcuni.sharepoint.com/sites/CMCUIntranet/
Bước 2: Người sử dụng (NSD) đăng nhập bằng cách sử dụng Email được nhà trường cung cấp ( đối với NSD đã đăng nhập hệ thống Email trước trên web bỏ qua bước này)
Bước 3: Nhập mật khẩu
2. Giấy thiệu về SharePoint
Trên SharePoint của trường (Portal nội bộ/Intranet) có các tính năng cơ bản như sau :
- Quản lý và chia sẻ tài liệu theo phạm vi: toàn trường, đơn vị phòng/ban/khoa, công đoàn, hội sinh viên, câu lạc bộ.
- Chia sẻ thông tin, cập nhật tin tức về trường CMC, tập đoàn CMC
- Xem, chia sẻ báo cáo Power BI
- Chia sẻ các liên kết nhanh đến các hệ thống trong toàn trường (QLĐT, thư viện, LMS, SF4C...)
II. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT
Người sử dụng (NSD) truy cập các site SharePoint của phòng ban mình ở mục các đơn vị hoặc C-Share (hoặc đúng site SharePoint được cấp quyền)
Chọn Documents ( tài liệu )
Tạo thư mục hoặc tạo File word/excel chọn New 🡺 Folder/Word/Excel…🡺 Ở Create a folder 🡺 Đặt tên cho folder muốn tạo 🡺 Create
Upload file hoặc Folder lên SharePoint: Chọn Upload 🡺 Chọn File/Folder/Template 🡺 Chọn tài liệu muốn upload lên ( lưu ý chọn đúng đường dẫn đang lưu file/folder để ở máy tính các nhân) 🡺 Chọn Open
Xóa file/folder : Chọn file/folder muốn xóa 🡺 Chọn chuột phải 🡺 Chọn Delete
Di chuyển file/folder: Chọn file/folder muốn di chuyển 🡺 Chọn chuột phải 🡺 Chọn Move to 🡺 Di chuyển đến folder mới 🡺 Chọn Move here
Share file hoặc folder cho người ngoài phòng ban
Trong giao diện SharePoint Online, mục Document, chọn dữ liệu muốn chia sẻ để các thành viên trong và ngoài tổ chức có thể cùng truy cập và chỉnh sửa 🡪 chọn dấu 3 chấm như hình dưới
Chọn Share
Chọn biểu tượng Setting như hình dưới
Trong mục Share settings:
Share the link with: Chọn đối tượng được chia sẻ dữ liệu
Can edit: Chọn quyền muốn chia sẻ
MM/DD/YYYY: Chọn thời gian giới hạn của đường link cần chia sẻ
Set password: Đặt mật khẩu cho đường link chia sẻ
Chọn Apply để lưu cấu hình
Nhập tên Email của người dùng cần chia sẻ dữ liệu và chọn Send để gửi mail chia sẻ.
Ngoài ra, ta còn có thể chọn Copy link để copy link chia sẻ và gửi cho người nhận.
Download File/Folder về máy tính cá nhân
Chọn thư mục muốn lưu file 🡺 chọn Save
Khôi phục lai version cũ của một file
Chọn Version history
Khôi phục lai file đã xóa
Trong giao diện OneDrive cá nhân trên Web 🡺 chọn Recycle bin
Chọn File muốn thực hiện khôi phục 🡺 chọn Restore
III.HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN QUYỀN TRÊN SHAREPOINT
Trong giao diện SharePoint Online, mục Document, chọn dữ liệu muốn phân quyền để các thành viên trong tổ chức có thể cùng truy cập và chỉnh sửa 🡪 chọn dấu 3 chấm như hình dưới
Chọn Manage access
Trong Manage access chọn biểu tượng 🡺Chọn Advanced settings
Ở mục phần quyền 🡺 Chọn Stop Inheriting Permissions 🡺Chọn OK
Trong mục Permissions 🡺 Chọn để xóa hết các phần quyền mặc định: Members, Owenrs,Vistiors 🡺 Remove User Permissions 🡺 Chọn Ok
Trong mục Permissions 🡺 Chọn Grant Permissions
Chọn Invite People: Enter names or email addresses đánh tên tài khoản Email
Chọn show options: Chọn Share everything in this folder, even items with unique permissions
Chọn Select a permission level chọn 1 trong 2 phân quyền sau
Edit: Có quyền chỉnh sửa
Read: Chỉ có quyền đọc
Chọn Share để hoàn thành phần quyền
Phần phân quyền có thể tham khảo videos dưới này:
https://youtu.be/IenF5_JqvZY
